Kiat Sukses Menagih Hutang Dengan Telepon, Email, WhatsApp dan SMS-Beberapa kesalahan terbesar yang dilakukan orang ketika mencoba menagih utang yang belum dibayar adalah berkomunikasi dengan cara yang tidak profesional, tidak sopan, atau berpotensi ilegal. Berada pada dua posisi yang berbeda yakni berutang dan menagih utang dapat menjadi situasi yang menegangkan. Maka, mempelajari praktik terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka yang berhutang adalah sangat penting.
Selain mendatangi kediaman atau kantor Debitur, cara lain yang digunakan Debt Collector (Kolektor) dalam menagih hutang adalah dengan menggunakan Telpon, WhatsApp atau SMS dan bisa juga menggunakan Email.
Baca Juga: Tips Sukses Debt Collector Bank, Leasing dan Sektor Bisnis Lainnya
Namun, dari kesemua alat yang ada, telepon secara umum dipandang sebagai cara yang paling efektif dan efisien untuk menagih. Berdasarkan penelitan yang dilakukan oleh Kaplan Collection Agency, diutarakan beberapa langkah efektif menagih utang dengan beragam alat tersebut.
Kiat Sukses Menagih Hutang Dengan Telpon:
Bersikaplah sopan dan profesional
Menurut Kaplan Collection Agency, pada saat menelpon bersikaplah sopan dan profesional. Seperti tidak mengunyah permen karet, makan, atau menjelajahi web saat menelepon. Intinya adalah fokus terhadap lawan bicara.
Gunakan kata tolong dan terima kasih, dan perkenalkan diri anda dengan baik-baik. Salah satu reseptor yang digunakan selama bertahun-tahun adalah tersenyum ketika sedang berbicara di telepon. Anda akan kagum pada perbedaan yang terjadi dalam suara Anda.
Telepon pada waktu yang tepat
Beberapa orang bekerja di pagi hari, yang lain tidak datang ke kantor sampai sore. Dengan mengetahui kapan debitur bersedia untuk berbicara di telepon, Anda dapat menghindari bermain-main dengan telepon secara percuma.
Cukup bertanya kepada debitur (ketika Anda berbicara dengannya di telepon untuk pertama kalinya atau melalui WhatsApp, SMS atau email) jam berapa mereka biasanya bersedia untuk berbicara. Hal ini penting untuk dilakukan agar dapat menghemat banyak waktu Anda.
Buat catatan atau rekam percakapan
Jika Anda akan merekam percakapan, Anda harus mendapatkan izin terlebih dahulu. Misalkan, anda meminta izin kepada debitur untuk merekam pembicaraan yang dilakukan. Ini penting agar ia tidak merasa tersakiti, jika anda ketahuan merekamnya tanpa sepengetahuannya.
Baca Juga: Cara Kerja Kolektor (Collector) Finance-Leasing-Perusahaan Pembiayaan Agar Sukses
Tetapi mencatat bisa sama efektifnya. Dengan menyimpan catatan dari perjanjian atau masalah apa pun yang diajukan oleh debitur, Anda dapat menghindari pengulangan atau kontradiksi apa yang telah Anda (atau kolektor lain) katakan.
Setelah panggilan telpon, kirim via email atau WA atau rangkuman percakapan dan komitmen apa pun (seperti kapan akan ada pembayaran dan seberapa banyak atau komunikasi lanjutan) sehingga tidak ada perselisihan nantinya.
Hati-hati jika meninggalkan pesan
Dengan perundang-undangan yang berkembang cepat saat ini banyak aturan tentang penagihan utang, sangat penting bahwa kolektor tidak pernah mengungkapkan informasi pribadi mengenai utang kepada siapa pun selain debitur, terutama ketika menagih utang pribadi (bukan bisnis-ke-bisnis).
Sebagai aturan umum ketika menagih dari perorangan, debt collector harus berasumsi bahwa pesan voicemail yang mereka tinggalkan tidak akan didengar oleh orang lain selain debitur, dan akibatnya tidak ada informasi mengenai hutang yang harus disebutkan.
Jika itu adalah utang bisnis, detail lengkap dapat ditinggalkan di nomor telepon bisnis dan telepon pribadi yang diketahui milik pihak yang terlibat langsung.
Jangan menyalahkan
Memiliki tagihan yang belum dibayar itu membuat stres. Biasanya tidak akan membantu jika menyalahkan debitur atau menyiratkan bahwa mereka telah gagal dengan tidak menjunjung tinggi komitmen mereka untuk membayar tagihan mereka. Melakukan hal itu hanya akan membuat mereka kesal dan kurang mau membayar.
Bicaralah dengan tenang dan cari tahu mengapa debitur belum membayar tagihan mereka, dan kemudian mencoba untuk mencari solusi masalah tersebut. Jika mereka memiliki keluhan tentang produk atau layanan, cari tahu mengapa dan cobalah untuk menyelesaikan keluhan.
Jika debitur tidak punya uang pada saat itu, minta mereka untuk membuktikannya dan mintalah solusi terbaik dari mereka.
Meskipun penting untuk menyampaikan kepada debitur bahwa masalah ini penting dan perlu diselesaikan sesegera mungkin atau dengan kata lain memaksa debitur segera melakukan pembayaran akan menyebabkan debitur kurang tertarik untuk berkomunikasi dengan anda.
E-mail, WhatsApp, SMS atau metode pesan lainnya
Meskipun percakapan telepon adalah metode yang disukai untuk membahas utang yang belum dibayar, email atau perangkat pengiriman pesan (WhatsApp, SMS dan lainnya) juga memiliki peran penting untuk dimainkan. Terutama yang berkaitan dengan dokumen yang diminta atau dikirim. Jejak digital seperti ini sangat diperlukan untuk tindaklanjut dan pengingat yang cepat.
Jika Anda tidak bisa menulis dengan baik, lebih baik jangan lakukan dengan cara ini. Semua orang tahu keahlian mereka sendiri. Jika Anda bukan penulis yang baik, jangan menulis surat elektronik sendiri. Ajaklah rekan anda yang paham, untuk membantu Anda berkomunikasi dengan cara ini.
Bersikaplah sopan dan profesional
Karena nada suara sangat sulit untuk ditentukan dalam sebuah pesan, penting bagi Anda untuk bersikap sopan dan profesional. Jangan mencoba untuk bergurau atau merasa ringan tentang situasinya.
Buat pesan Anda singkat dan pastikan pesan Anda hanya menekankan poin yang Anda inginkan. Pesan yang lebih pendek lebih mungkin dibaca secara keseluruhan, dan jika Anda membuat pesan yang ingin Anda kirim kepada penerima sangat jelas, mereka pasti akan mendapatkan intinya.
Bersikap sopan juga termasuk menanggapi pesan secara tepat waktu. Jika Anda ingin seseorang menanggapi pesan Anda, Anda harus melakukan hal yang sama untuk mereka.
Buat baris subjek faktual dan pendek
Penerima Anda akan jauh lebih mungkin membuka pesan jika mereka tahu tentang subjeknya. Jangan mengirim pesan ke orang-orang yang tidak perlu melihatnya.
Baca Juga: Tips Desk Collection Menagih Hutang Melalui Telepon
Ingat bahwa komunikasi email, WA, SMS atau apa pun dapat digunakan dalam gugatan jika debitur menggugat Anda karena mengungkapkan informasi kepada pihak yang menentang peraturan. Komunikasi pesan bersifat permanen, dan debitur akan dapat menemukan salinan pesan yang disimpan secara online dengan mudah.
Demikianlah langkah-langkah atau Kiat Sukses dalam menagih hutang melalui Telpon, Email, WhatsApp, SMS dan pengirim pesan lainnya. Semoga artikel ini dapat membantu untuk meningkatkan pemahaman tentang skill dalam menagih hutang.(***)
Referensi:
#Kiat Sukses Menagih Hutang Dengan Telepon
#Email, WhatsApp dan SMS, kiat menjadi kolektor yang sukses
#Kiat sukses menjadi kolektor
#Tips menjadi kolektor yang sukses
#Tips sukses menjadi kolektor
#Tips menagih hutang yang sukses
#Cara penagihan yang baik
#Cara sukses menjadi kolektor
#Cara menjadi kolektor sukses
#Tips kerja kolektor supaya sukses
#Tips menagih hutang yang sukses, tips sukses menagih hutang
